（2016年6月2日廣州市黃埔區第一屆人民代表大會常務委員會第十二次主任會議通過，2021年4月2日廣州市黃埔區第一屆人民代表大會常務委員會第八十五次主任會議修訂）

 

第一章  總  則

 

第一條  為加強區人大及其常委會機關（下稱本機關）的檔案工作，推動機關檔案管理規範化，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規的有關規定，結合本機關實際，製定本規定。

第二條  本機關的檔案是指區人大及其常委會履行憲法和法律賦予的職責，在各種會議、活動和機關日常工作中形成的對國家和社會有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。

第三條  檔案工作是常委會機關工作的組成部分。機關各工委、辦（下稱各部門）要將檔案工作列入日常工作範圍，認真遵守和執行檔案管理的法規和製度，維護檔案的完整和安全，定期向檔案管理部門或檔案員移交應歸檔的材料，集中統一管理。

 

第二章  檔案綜合管理體製、機構及其職責

 

第四條  本機關的檔案工作由區人大常委會辦公室統一領導，業務上接受區檔案局的指導。辦公室設立機關綜合檔案室，具體負責本機關檔案的綜合管理（人事檔案除外）。

各部門應指派工作人員具體負責本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作。

檔案工作人員應當忠於職守，遵守紀律，具備專業知識。

 

第五條  機關綜合檔案室的主要職責：

（一）貫徹實施檔案工作的法律、法規及上級檔案行政管理部門製定的檔案工作規定。

（二）建立健全本機關檔案工作的規章製度，做好年度工作總結。

（三）指導、監督機關各工委、辦的檔案材料立卷歸檔工作。

（四）負責本機關各種門類和載體檔案的接收、歸檔、保管、保密、統計、鑒定、移交、銷毀等工作，並積極提供利用。

第六條  在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方麵成績顯著的部門或個人，由區人大常委會機關給予表揚或獎勵。

 

第三章  檔案綜合管理範圍及保管期限

 

第七條  本機關在工作、活動中形成的各種門類、載體的檔案，均屬綜合管理範圍。包括：

（一）文書檔案：區人民代表大會、區人大常委會、辦公室、各工委在各類會議和公務活動中形成的具有保存價值的文件材料。

（二）基建檔案：本機關興建辦公樓、宿舍樓工程及由本機關立項主管的工程項目從立項到竣工全過程形成的文字、圖表材料。

（三）設備檔案：本機關購置的貴重設備（空調、電梯、辦公自動化設備、汽車等）的文字、圖表材料。

（四）會計檔案：本機關財務部門在各項會計核算活動中形成的會計憑證、帳簿和財務報表等會計核算專業材料。

（五）聲像檔案：反映本機關重要會議和活動，具有保存價值的聲像材料，包括照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤及電子聲像資料等。

（六）實物檔案：本機關或本機關各部門獲得的榮譽（證書、獎旗、獎杯）、外事活動中贈送的紀念品、中央國家領導人題詞、機關各類印章等。

（七）業務檔案：本機關在調研考察、辦理各級人大代表提出的建議意見、公民來訪活動中形成並具有保存價值的各種載體形式的記錄。

第八條  檔案的保管期限分為永久、30年期和10年期三種。

第九條  確定保管期限原則：

（一）反映本機關主要職能活動和基本曆史麵貌，對本機關、國家建設和曆史研究有長遠利用價值的檔案，保管期限列為永久。主要包括區人民代表大會、常務委員會、主任會議等會議材料，監督工作材料，處理重要問題形成的主要文件材料，人事任免工作中形成的文件材料，重要的請示、報告、計劃、總結、綜合統計報表、組織機構沿革材料、大事記等。

（二）在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的檔案，保管期限列為30年期。主要包括：區人大機關一般工作中形成的文件材料，一般會議的主要文件材料，其他與本機關職能活動有關的比較重要的文件材料等。

（三）在一定時間內對本機關有參考利用價值的檔案，列為10年期保管。主要包括：區人大機關一般事務性的文件材料，中央和有關部門頒發的非本機關主要業務但需要貫徹執行的文件材料等。

（四）永久、30年期、10年期保管的檔案由本機關綜合檔案室集中統一管理。

 

第四章 檔案的收集、整理、立卷、歸檔

 

第十條    屬本機關綜合管理的檔案，必須按有關規定收集、整理、歸檔，任何部門和個人不得據為己有。

第十一條  本機關的全部檔案為一個全宗，全宗內各種門類檔案材料，由辦公室負責收集、整理、歸檔。各部門應予以支持和配合，及時將需要歸檔的檔案移交綜合檔案室進行歸檔。

（一）文書檔案由各部門根據各自職責收集整理，每半年移交綜合檔案室歸檔。

（二）基建檔案由辦公室行政科收集整理，在基建項目完成後移交綜合檔案室歸檔。

（三）設備檔案由辦公室行政科收集整理，每半年移交綜合檔案室歸檔。

（四）會計檔案由辦公室行政科收集整理，每半年移交綜合檔案室歸檔。

（五）聲像檔案由各部門根據各自職責收集整理，注明產生時間、內容、攝錄人員，每半年移交綜合檔案室歸檔。

（六）實物檔案由各部門在接受實物後移交綜合檔案室保管。

（七）業務檔案由各部門根據各自職責收集整理，每半年移交給綜合檔案室歸檔。

 

第五章 檔案保管與利用

 

第十二條  本機關設立專門庫房保存各類檔案；庫房要符合有關規定標準，配備必要的檔案保護與管理設備。

第十三條  本機關綜合檔案室要定期對檔案保管狀況進行檢查並作記錄，發現問題及時解決，確保檔案安全。

第十四條  嚴格遵守庫房管理製度，注意保守國家秘密，庫房保持整潔衛生。

第十五條  機關綜合檔案室要積極開展檔案的編研工作，根據國家檔案局《全宗卷規範》建立全宗卷，編寫本機關的全宗指南、有關檔案的檢索目錄和參考資料，及時提供檔案利用，為機關各項工作服務。

第十六條  檔案的利用

（一）借閱利用檔案，需辦理登記手續。

（二）外單位因工作需要查閱檔案，須持單位介紹信，經辦公室主管領導同意並進行登記後，方可查閱；檔案一般不外借，特殊情況須經辦公室主管領導批準方可。

（三）借閱的檔案材料必須妥善保管，不得轉借。嚴禁在案卷上圈劃、塗抹、拆疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，按檔案法和保密法等有關規定處理。

（四）檔案借閱用畢後應及時歸還。借閱時間一般不得超過7天；如繼續借閱，須另行辦理續借手續。

 

第六章  檔案的質量要求

 

第十七條  歸檔文件應齊全完整，破損的文件應予以修複，字跡模糊或易退變的文件應複製、複印後保存。

第十八條  整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

 

第七章  檔案的鑒定和銷毀

 

第十九條  根據檔案管理的有關規定，製訂本機關各種門類、載體檔案的保管期限及檔案鑒定銷毀製度。

第二十條  成立機關檔案鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作，並提出保存或銷毀意見。

第二十一條  經鑒定需要銷毀的檔案，必須登記造冊，經分管的辦公室負責人批準，由兩人監銷，並在銷毀清冊上簽名。禁止擅自銷毀檔案。

 

第八章  檔案的統計、移交

 

第二十二條  機關檔案室要按規定及時接收本機關各部門的文件材料，並做好歸檔材料的接收登記。

第二十三條  建立檔案統計製度。機關檔案室每年要對本機關的檔案工作進行統計，並按要求及時報送區檔案館。

第二十四條  按規定定期將本機關需永久保存的檔案向區檔案館移交，並辦理移交手續。

第二十五條  本規定自通過之日起實行。