廣州市黃埔區人大常委會機關公文處理辦法

 

（2015年10月29日廣州市黃埔區第一屆人民代表大會常務委員會第二次主任會議通過）

 

第一章  總  則

 

第一條  為使區人大常委會機關的公文處理工作規範化、製度化、科學化，提高公文處理的質量和效率，根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳《黨政機關公文處理工作條例》，製定本辦法。

第二條  區人大常委會機關的公文，是人大及其常委會在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規範格式的文書，是決定、決議、公告，指導、布置和商洽工作，請示和答複問題，報告和交流情況的重要工具。

第三條  區人大常委會辦公室是人大常委會機關公文管理的工作機構，負責公文的處理；協調和指導本機關各部門的公文處理工作。區人大常委會各工作委員會負責本部門公文的處理工作。

第四條  區人大常委會機關的公文處理，包括公文擬製、審核、辦理、管理、立卷歸檔等一係列銜接有序的工作。公文處理必須做到規範、準確、及時、安全。

第五條  公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

 

第二章  公文種類

 

第六條  區人大常委會機關的公文種類主要有：決議，決定，公告，議案，建議、批評和意見，請示，批複，報告，通知，通報，函，意見，紀要等。

決議  適用於經會議審議或討論通過的重要事項。

決定  適用於對重要事項做出的決策和安排。

公告  適用於發布人大及其常委會重要事項。

議案  適用於根據法律規定，依照法定程序，提案人向人大及其常委會提請審議的事項。

建議、批評和意見  適用於人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構交由有關機關、組織研究處理並負責答複的事項。

請示  適用於請求指示、批準事項。

批複  適用於答複請示事項。

    報告  適用於彙報工作、反映情況、提出建議等。

通知  適用於傳達指示，轉發公文，傳達需要辦理、執行或周知的事項，任免人員等。

 通報  適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

 函  適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答複問題；向有關主管部門提出請求事項等。

意見  適用於對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

紀要  適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

 

第三章  行文規則

 

第七條  區人大常委會機關的行文關係，應根據各部門的隸屬關係和職權範圍確定。根據文件的性質和內容，分別以中共黃埔區人大常委會黨組、區人大常委會、區人大常委會辦公室的名義發出。

 （一）以中共黃埔區人大常委會黨組名義行文的事項有：

1．向區委請示、報告工作；

2．貫徹區委批示的意見和建議；

3．其他需要以常委會黨組名義行文的事項。

（二）以區人大常委會名義行文的事項有：

1．向市人大常委會報告工作，向各工委辦、派出機構布置工作；

2．經區人大及其常委會會議審議通過的規則、決議、決定、人事任免及重大事項；

3．向本區人大提出議案及其說明；

4．常委會組織的執法檢查報告；

5．常委會和各工作委員會向區人民政府和區人民法院、區人民檢察院提出的意見和建議；

6．其他需要以常委會名義行文的事項。

（三）以區人大常委會辦公室名義行文的事項有：

1．區人大常委會會議、主任會議決定需要以常委會辦公室名義行文的事項；

2．區人大常委會機關日常工作中的請示、報告、通知等；

3．各項活動計劃安排；

4．其他需要用辦公室名義行文的事項。

第八條  常委會各工作委員會在本部門職責範圍內，可就業務工作向區人民政府所屬部門、區司法機關、區屬人民團體等不同隸屬關係的部門發函；凡需向市人大常委會行文，向街道人大工委和鎮人大行文，或者對區外單位行文，都應以常委會或辦公室名義；所擬文稿經本部門領導審核同意後，送辦公室秘書科按程序處理。

第九條  請示問題，應當一事一文，一般隻寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示或者多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。

向常委會領導請示問題的公文，除特殊情況外，應當送辦公室秘書科按規定程序辦理，不應直接送領導本人。

 

第四章  公文擬製

   

第十條  公文的擬製包括公文的起草、審核、簽發等程序。

第十一條  公文起草應當做到：

1．符合黨的路線方針政策和國家法律法規，符合區人大工作的性質、職責、定位。

2．情況確實，觀點明確，條理清晰，文字精煉。

3．文種正確，格式規範。

4．深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

5．公文涉及其他部門職權範圍內的事項，起草單位必須征求相關部門的意見，力求達成一致。

    第十二條  公文文稿簽發前，應當逐級認真細致地審核。審核的重點是：

1．報批程序是否符合規定。

2．內容是否符合黨的路線方針政策和國家法律法規，是否完整、準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文相銜接。

3．涉及有關部門業務的事項是否經過協調並取得一致意見。

4．所提措施和辦法是否切實可行。

5．文種是否準確，格式是否規範。

第十三條  常委會各工作委員會起草的需要以常委會名義行文的公文，應由常委會主任或主持工作的副主任審核簽發；以辦公室名義行文的公文，在經本部門領導審核同意後，歸口送辦公室審核或簽發。辦公室經審核不宜發文的公文文稿，應當退回工作委員會並說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由工作委員會修改後重新報送。

第十四條  公文應當經發文機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由發文機關主要負責人簽發。聯合發文，應當由所有聯署機關的領導會簽。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。簽發公文應當用鋼筆、簽字筆或者毛筆，不能用鉛筆或圓珠筆。

 

第五章  公文辦理

 

第十五條  公文辦理分為收文辦理、領導批示辦理和發文辦理。

第十六條  收文主要通過文件交換、OA係統傳送、會議帶回及專門領取等方式進行。收文辦理主要程序是：

簽收  逐件清點來文後簽收。發現問題，應及時向發文機關查詢並采取相應措施。

登記  將公文的發文機關、發文字號、標題、秘密等級、份數、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利於管理、查詢和催辦。

分發  根據來文內容或者來文單位的要求，以及收文單位的有關規定，將公文及時分送有關領導和部門。

傳閱  按照規定和程序將公文送有關領導傳閱，不得隨意擴大傳閱範圍。辦公室秘書科應隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。

擬辦、批辦  對需要辦理的公文，由文秘人員填寫《收文辦理呈批表》，提出擬辦意見，再送請主管領導批示後辦理。

承辦  領導批示後的公文，應當按照領導批示內容辦理。對屬於有關職能部門承辦的公文，文秘人員應盡快交職能部門辦理。承辦部門應及時辦理，不得延誤、推諉。如認為不屬於本部門職責或者不適宜由本部門承辦的，應及時退回交辦部門並說明理由。

    對需要報請領導批示的重要公文，應及時上報，需要文秘人員提出辦理意見或建議並代擬文稿的，應將辦理意見和代擬文稿一並上報。緊急公文應當提出辦理時限。

催辦  對辦理中的公文應當進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應及時、重點催辦，一般公文也應當定期催辦，做到件件有結果，並采取適當方式隨時或定期向領導反饋辦理情況。

第十七條  區人大常委會主任、副主任等領導的批示件，交辦公室秘書科處理。主要程序是：

登記  對收到的領導批示進行登記、留底。

承辦  對內容屬於一般性日常業務以及能夠判斷由哪個部門辦理的領導批示，在送辦公室領導審閱後，徑直交有關部門辦理。對內容涉及全局或重大問題，以及不能判斷由哪個部門辦理的領導批示，填寫《領導批示辦理通知單》，提出處理建議，報辦公室領導審定後送有關部門辦理。

催辦  領導批示交辦後，對批示的辦理工作進行督促檢查。一般批示的辦結期限為15天，緊急的不超過3天。領導批示件辦理完畢後，為保證批示事項的落實，要按期對領導批示件的辦理情況進行彙總，一般按月統計，並報作出批示的領導審閱。

第十八條  發文辦理主要程序是：

複核  已經領導審批的文稿，在印發之前應再作複核。如內容確需作實質性修改的，須報原審批領導複審。凡是以常委會名義發文、以辦公室名義發文並有文號的文件，都要有校對人校對才能發文。

登記  按照發文字號編製辦法的要求，進行登記編號。

印製  做到準確、及時、規範、安全。涉密公文應當在符合保密要求的場所印製。

核發  公文印製完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查後分發。

第十九條  傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用符合規定的加密裝置。不得密電明複，或者明、密電報混用。凡需存檔或者報請領導批示的、使用熱敏紙的傳真件，應當複印後再辦理。

 

第六章  公文立卷、歸檔和銷毀

 

第二十條  公文辦理完畢，應當根據檔案法及區人大機關檔案管理規定，按時將公文的正本、定稿和有關材料立卷，並每半年向辦公室檔案管理人員移交歸檔。部門和個人不得保存應當歸檔的公文。

第二十一條  聯合辦理的公文，原件由主辦單位負責立卷，相關單位可保存複印件。

第二十二條  沒有歸檔和存查價值的公文，經鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀涉秘公文，按照國家保密法規定辦理。