廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）2023年度檔案整理及數字化服務項目詢價書

　　第一章 報價人須知

　　一、項目說明

　　項目單位：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）。

　　項目名稱：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）2023年度檔案整理及數字化服務項目。

　　項目地點：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）指定地點。

　　項目內容：對廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）近年形成的文書檔案、規劃檔案、審查中心檔案、依申請公開檔案和巡查檔案等進行規範化整理、著錄和數字化工作，主要工作包括各類紙質檔案的整理、分類、篩選、鑒定、排序、歸檔和組卷、紙質檔案掃描、目錄著錄、目錄打印、檔案裝盒和質量檢查等工作；並提供相應類型和數量的檔案盒。

　　服務期限：12個月。

　　最高限價：人民幣37.9575萬元以內。

　　承包方式：綜合總價包幹。

　　其他說明：合同價款為完成我局2023年12月以前所有室存檔案整理及數字化服務的綜合總價包幹（服務內容詳見第二章項目需求部分，室存檔案數量以局內處室提供的數量為準）。若實際完成數量超出工作預估量，所產生的費用由報價單位承擔，詢價單位不再另外支付費用；若實際完成數量未達工作預估量，最終合同價款以實際完成數量進行結算。

　　二、報價人資格要求

　　（一）報價單位必須是國內合法注冊的法人或其他組織，以分公司名義報價的必須由具有法人資格的總公司授權，需具有獨立承擔民事責任的能力（報價時提交有效的營業執照或社會組織登記證書或事業單位法人證書副本複印件）；

　　（二）具有良好的商業信譽和健全的財務會計製度（報價人需提遞交財務狀況報告或出具承諾函）；

　　（三）具有履行合同所必需的設備和專業技術能力（包括但不限於應具有檔案整理所需設備和技術水平等，報價人需提供含設備清單、服務團隊資質等情況說明）；

　　（四）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄（提供報價截至目前6個月內連續3個月依法繳納稅收和社會保障資金的相關材料。如依法免稅或不需要繳納社會保障資金的，提供相應證明材料）；

　　（五）參加詢價前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄（提供書麵聲明或承諾函）；

　　（六）已在檔案行政管理部門備案，且業務範圍中含“檔案整理”或“檔案管理”（報價人需提供備案證明材料）；

　　（七）本項目不接受聯合體報價、報價人中標後不得分包、轉包（提供承諾函）；

　　（八）報價單位未被列入“信用中國”網站（www.creditchina.gov.cn）以下任何記錄名單之一：

　　1.失信被執行人；

　　2.重大稅收違法案件當事人名單；

　　3.政府采購嚴重違法失信行為，同時，不處於中國政府采購網（www.ccgp.gov.cn）“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間（以評審當天在“信用中國”網站及中國政府采購網查詢結果為準，如相關失信記錄已失效，報價人需提供相關證明資料）。

　　三、報價文件

　　（一）內容

　　1.報價單位情況介紹；

　　2.營業執照或事業單位法人證書、組織機構代碼證複印件；

　　3.法定代表人證明書；

　　4.法定代表人授權委托書；

　　5.報價書（含各項服務內容單價明細）；

　　6.報價單位認為有必要提交的其他資料。

　　7.上述所有材料必須真實，提交複印件的須加蓋公章；“三證合一”的營業執照，則不需要提供稅務登記證和組織機構代碼證。

　　（二）報價要求

　　1.報價單位應按“報價文件格式”的要求填寫。

　　2.要求報價單位一次性報出不得更改的價格，其中文書檔案的報價不得超過12元/件，會計憑證的報價不得超過12元/卷，會計報表和會計賬簿的報價不得超過33元/卷，紙質檔案掃描（紙質文件按A4幅麵計，如則A3=2頁A4，以此類推）的報價不得超過0.6元/頁。

　　3.報價單位應仔細閱讀詢價文件的所有內容，按照詢價文件的要求提供報價文件，並保證所提供的全部資料的真實性和有效性，遵循誠實信用的原則，一經發現有虛假行為或惡意低價行為的，將取消其參加詢價或成交的資格，並承擔相應的法律責任。

　　4.報價單位的報價為在項目服務期內，完成詢價文件規定的工作內容的各項費用，應包括但不限於：人工、資料、管理、調研、谘詢、研討、利潤、稅金、政策性文件規定及合同包含的所有風險、責任等各項應有費用。報價單位根據工作範圍自行測算報價。報價采用的幣種為人民幣。

　　（三）含以下情況之一的視為無效的報價文件：

　　1.無主要的有效資格證明文件；

　　2.競價文件不按規定的格式、內容填寫，或未加蓋投標人公章和未有法定代表人或委托代理人簽字，或簽字人無有效委托的；

　　3.競價文件中附有采購人不能接受的條件或與競價邀請文件的實質性要求有嚴重背離；

　　4.本項目的總報價不得超過37.9575萬元人民幣，超過限價的報價為無效報價；

　　5.采購人認定的其它不符合報價要求的報價文件。

　　（四）報價文件的封裝與遞交

　　1.報價文件的式樣和簽署

　　（1）報價文件應用文件袋密封好，在文件袋上寫明項目名稱以及報價單位名稱；

　　（2）報價單位須提交正本一份、副本二份的報價文件。報價文件正本和副本內容存在差異的，以正本為準；報價文件遞交後，一律不予退還；

　　（3）報價文件正、副本均須用不褪色墨水書寫或打印，由法定代表人或經過正式授權的代表人在報價文件上要求的地方簽字；

　　（4）報價文件副本，所有資料都可以用報價文件的正本複印而成；

　　（5）報價文件的正本及所有副本的封麵均須由報價單位加蓋報價單位公章；

　　（6）報價文件的任何行間插字、塗改和增刪，必須由報價單位法定代表人或其授權代表用姓氏或首字母在旁邊簽字才有效；

　　（7）在詢價文件中已明示需蓋章及簽名之處，報價文件正本均須加蓋報價單位公章，並經報價單位法定代表人或其授權代表簽名或蓋章；

　　（8）傳真、電傳、郵寄的報價文件將被拒絕。

　　2.報價文件遞交

　　（1）報價文件由各參加報價的報價單位代表在規定的詢價時間前提交至詢價地點。逾期送達的將視為無效。

　　（2）報價起止時間：2023年11月27日至2023年11月29日，工作日9：00-12：00、14：00-18：00）

　　（3）報價文件提交地址：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州市黃埔區香雪三路3號521室，郵政編碼：510530）。

　　（4）聯係人：賴小姐，電話：020- 82119076。

　　四、報價評選原則

　　（一）初審標準

　　報價出現下列情況之一的，按無效報價文件處理：1.不符合報價單位資格要求；2.未全部響應項目需求；3.報價超出最高限價。

初審表
審查類別	審查內容	是否符合
資格審查	（1）報價單位必須是國內合法注冊的法人或其他組織，以分公司名義報價的必須由具有法人資格的總公司授權，具有獨立承擔民事責任的能力。（報價時提交有效的營業執照或社會組織登記證書或事業單位法人證書副本複印件）
	（2）具有良好的商業信譽和健全的財務會計製度（報價人需提遞交財務狀況報告或出具承諾函）；
	（3）具有履行合同所必需的設備和專業技術能力。（包括但不限於應具有檔案整理所需設備和技術水平等，提供含設備清單、服務團隊資質等情況說明）
	（4）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。（提供報價截至目前6個月內連續3個月依法繳納稅收和社會保障資金的相關材料。如依法免稅或不需要繳納社會保障資金的，提供相應證明材料）
	（5）參加詢價前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄。（提供書麵聲明或承諾函）
	（6）已在檔案行政管理部門備案，且業務範圍中含“檔案整理”或“檔案管理”。（提供備案證明材料）
	（7）未被列入“信用中國”網站“記錄失信被執行人或重大稅收違法案件當事人名單”記錄名單；不處於中國政府采購網“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間。（以評審當天在“信用中國”網站及中國政府采購網查詢結果為準，如相關失信記錄已失效，報價人需提供相關證明資料）
	（8）本項目不接受聯合體報價，報價人中標後不得分包、轉包（提供承諾函）。
符合性審查	（1）項目需求全部響應的承諾書（加蓋公章）；
	（2）必須提供至少1名檔案管理工作人員專項聯係區政務服務數據管理局（提供承諾函）；
	（3）報價未超出最高限價。
不符合上述任一條件的，均視為初審不通過，按無效報價文件處理。

　　（二）評選原則

　　對通過初審的有效報價文件，按綜合評分原則評選，總分為100分，由高至低按得分排出成交單位候選人的名次順序。（綜合評分相同時，以報價低的優先；綜合評分與報價均相同時，由評委會綜合考慮擇優選出）。

評分 項目	具體項目	分值	評分辦法
商務評分 （35分）	報價人同類項目業績	10	報價人近三年以來有協助開展檔案整理及數字化服務等同類項目業績，提供1項得1分，最高10分； 注：必須提供合同複印件作為證明材料，按照簽訂合同的時間計算，不提供不得分。
	客戶評價服務	10	報價人提供近三年客戶評價，評價須為良好或以上（含同等意義的評價、表揚信，服務滿意度等，如80分或以上、滿意或以上等），每提供1個得1分，最高得10分。 注：提供相關證明資料，不提供不得分。
	服務團隊情況	15	報價人根據本項目情況搭建服務團隊，提供專門服務，必須提供至少1名檔案管理工作人員專項聯係區政務服務數據管理局，從事安排的檔案整理及數字化服務工作。 1.服務團隊人員數量達5人以上的，得5分；4-5人的，得3分；1-3人的，得1分。 2.可以安排人員日常駐場的，得10分，其中2人以上的再加5分，不可以安排人員日常駐場的，得0分。 4.本項最高得15分，無或其他不得分。 注：需同時提供加蓋報價人公章的承諾函原件（格式自擬）以及服務團隊人員名單，無或未按要求遞交承諾函的不得分。
技術評分（50分）	對項目情況認識理解程度	15	根據該項目報價文件對報價人對項目情況理解程度進行比較和評價，報價文件優於詢價文件要求的為優，滿足詢價文件要求的為良，部分響應詢價文件要求的為一般。 1.優得15分； 2.良得10分； 3.一般得5分；
	總體服務方案	25	根據報價人的服務內容、服務流程、管理服務架構、方法等方案進行評比： 1.方案具體、詳細，可行性高，得25分； 2.方案較具體、詳細，可行性較高，得20分； 3.方案較具體、詳細，可行性尚可，得15分； 4.方案不夠具體、詳細，可行性一般，得10分； 5.方案不夠具體、詳細，可行性較差，得5分； 6.方案不切實際，不滿足項目需求，得0分。
	服務響應的便利性	10	1.報價人在采購人提出服務要求後10分鍾內（含10分鍾）響應（給予解答、指導，排除有關問題）的，得5分；10分鍾以上30分鍾內（含30分鍾）響應（給予解答、指導，排除有關問題）的，得3分；30分鍾以上1小時內（含1小時）響應（給予解答、指導，排除有關問題）的，得1分。 2.報價人在詢價人提出服務要求後30分鍾內（含30分鍾）派服務人員趕到現場提供服務的，得5分；1小時內（含1小時）派服務人員趕到現場提供服務的，得3分；2小時內（含2小時）派服務人員趕到現場提供服務的，得1分。 3.本項最高得10分。 注：需同時提供加蓋報價人公章的承諾函原件（格式自擬），無或未按要求遞交證明材料的不得分。
價格評分（15分）	報價得分	15	以報價的總價金額進行比選，滿足詢價文件要求且報價最低的為評標基準價，其價格為滿分，其他報價人的價格分統一按照下列公式計算：應詢報價得分=（評標基準價/應詢報價）×15。

　　按總分從高到低依次排序成交單位候選人，得分總分數最高的為成交單位。

　　五、合同（協議）簽訂

　　成交單位收到成交通知後，3個工作日內聯係采購方辦理合同簽訂等手續。

　　

　　第二章 項目需求

　　一、歸檔工作流程和服務內容

　　（一）檔案接收：要對檔案資料的完整性進行檢查，登記移交清單，對檔案實體內容按移交清單逐一進行清點，並登記件數與頁數。

　　（二）組卷整理：包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環節。成交單位應嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《廣州市檔案管理規定》《廣州開發區行政審批局（黃埔區政務辦）檔案綜合管理分類方案》進行整理立卷。

　　（三）編檔號：對每件業務檔案按檔案整理要求分類編號，以便檔案的查詢利用。

　　（四）移交入庫：移交時，應編製檔案移交目錄（案卷目錄），一式三份，紙質版連同電子數據一並移交。

　　（五）總體檢查：檢查檔案實體與電子數據是否一致；檢查各工序是否符合檔案整理要求。

　　（六）檔案整理報告：檔案整理完畢後，成交單位應向采購方繳交檔案整理報告，對本次檔案整理工作作出總結。

　　二、電子文檔係統要求

　　檔案目錄的相關信息必須在規定時限內錄入采購方規定的檔案管理係統，以確保檔案的完整性。

　　三、檔案整理安全保密、規範性要求

　　將歸檔資料全部按規範整理、入庫、要求安全、保密、規範。成交單位需提供保證實體和檔案信息安全的具體措施和承諾，並與采購方簽訂保密承諾書。

　　（一）安全保密性：保持資料的完整，出庫入庫保持一致，檔案內容不得外泄。

　　（二）規範性：成交單位必須嚴格按照采購方所提出的歸檔標準操作執行。在檔案的清理、整理、加工、移交過程中，必須嚴格遵守采購方的相關檔案管理製度，在檔案的清理、整理、加工、移交的各個環節均應進行詳細的登記，在電子檔工作完成的同時建立起完整、規範的記錄；保證分類清晰，條目準確，滿足檔案查閱的規範要求。

　　（三）成交單位由於管理不善造成檔案的損壞、遺失、內容外泄或與逾期完成等，按違約處理，具體如下：

　　1.成交單位工作人員造成有關檔案材料遺失的，應負責賠償采購方因此造成的損失，且采購方有權提前解除合同。

　　2.若成交單位工作人員造成采購方保密信息泄露，對采購方的有關檔案材料沒有盡到保守秘密的義務，則采購方有權要求成交單位賠償由此造成的責任損失，如損失無法界定，成交單位應以減收合同項下10%服務方式承擔違約責任，且采購方有權提前解除合同。

　　3.若成交單位因自身原因，未能按時完成有關檔案整理任務的，采購方有權追究成交單位的違約責任，成交單位每延遲一天完成則按合同金額的萬分之二減收服務費。

　　4.項目驗收標準。按照《廣州市檔案管理規定》，最後雙方以《檔案接收文據》的簽訂完成該項工作。

　　為保障實體檔案整理和掃描數據準確無誤，成交單位需安排具有質檢經驗的專職人員對完成的檔案整理和掃描工作進行預驗收，對完成的檔案實體與數據進行100%全麵檢查，確保所完成的實體檔案與圖文數據完全符合項目加工標準。同時還要完成采購方安排和交辦的其他各類事項。

　　四、服務內容及工作量預估

　　服務內容為我局2023年12月以前所有室存檔案整理及數字化服務，含檔案整理、分類、鑒定、拆卷（釘）、掃描、圖像處理檢查、數據轉換、數據掛接、數據備份、排序、編碼、蓋檔號章、裝訂、蓋盒號章、製作脊背、裝盒裝冊、入庫和上架等。若實際完成數量超出工作預估量，所產生的費用由報價單位承擔，詢價單位不再另外支付費用；若實際完成數量未達工作預估量，最終合同價款以實際完成數量進行結算。具體內容如下：

　　（一）文書檔案，約3000件；

　　（二）規劃檔案，約600卷；

　　（三）審查中心檔案，約1400卷；

　　（四）依申請公開檔案，約170件；

　　（五）會計檔案，約544卷，含會計憑證約313卷、會計報表112卷、會計賬本119卷；

　　（六）照片檔案，約1200張；

　　（七）實物檔案，約300件；

　　（八）設備檔案，3卷；

　　（九）編研資料，2套；

　　（十）紙質檔案掃描，約30萬頁；

　　（十一）條目錄入，約5萬條；

　　（十二）檔案盒，約1000個；

　　（十三）照片檔案冊，約30冊。

　　五、項目服務周期

　　服務期限12個月，服務起始時間以合同約定為準。服務期內，完成合同約定工作量並經驗收通過的可提前結束合同。

　　

　　附件：報價文件（格式）.docx