第一章 報價人須知
一、項目說明
項目單位：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）。
項目名稱：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）2020年度檔案整理及數字化服務項目。
項目地點：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）指定地點。
服務項目範圍：對廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）的文書檔案、規劃檔案、審查中心檔案等進行規範整理，主要工作包括檔案分類、鑒定、整理、排序、編碼、條目著錄、打印案卷和卷內目錄、打印案卷封皮（包括背脊）以及卷內備考表編製、裝訂、入盒和數字化掃描加工等工作。
服務期限：12個月。
最高限價：人民幣42.3萬元以內。
承包方式：綜合總價包幹。
其他說明：合同價款最終以實際完成數量進行結算，且最終結算金額不得超出報價金額。
二、報價人資格要求
（一）中華人民共和國工商營業執照，具有獨立法人資格；
（二）報價人（或其在廣州市分支機構）必須具有經廣州市檔案行政主管部門核定的檔案中介服務資格，且業務範圍中含“檔案整理”或“檔案管理”。
（三）報價人（或其在廣州市分支機構）經營年限需在3年以上。
（四）報價人（或其在廣州市分支機構）必須具有為廣州市機關（事業）單位檔案服務的相關經驗。
三、報價文件
（一）內容
1.報價人情況介紹；
2.統一社會信用代碼證或者事業單位法人證書（加蓋公章）；
3.法定代表人證明書（加蓋公章）；
4.法定代表人授權委托書（加蓋公章）；
5.報價書（加蓋公章）；
6.報價人資格所要求的相關材料。
（二）報價要求
1.報價人應按“報價文件格式”的要求填寫。
2.要求服務商一次性報出不得更改的價格。
3.服務商應仔細閱讀詢價文件的所有內容，按照詢價文件的要求提供報價文件，並保證所提供的全部資料的真實性和有效性，遵循誠實信用的原則，一經發現有虛假行為或惡意低價行為的，將取消其參加詢價或成交的資格，並承擔相應的法律責任。
4.報價單位的報價為在項目服務期內，完成詢價文件規定的工作內容的各項費用，應包括但不限於：人工、資料、管理、調研、谘詢、研討、利潤、稅金、政策性文件規定及合同包含的所有風險、責任等各項應有費用。詢價單位根據工作範圍自行測算報價。報價采用的幣種為人民幣。
（三）報價文件的封裝與遞交
1.報價文件的式樣和簽署
（1）報價文件應用文件袋密封好，在文件袋上寫明項目名稱以及報價單位名稱；
（2）報價人應準備報價文件正本一份，副本一份，在每一份報價文件上要明確注明“正本”或“副本”字樣；一旦正本和副本內容有差異，以正本為準；
（3）報價文件正本均須用不褪色墨水書寫或打印，由法定代表人或經過正式授權並對報價人有約束力的代表在正本上要求的地方簽字；
（4）報價文件副本，所有資料都可以用報價文件的正本複印而成；
（5）報價文件的正本及所有副本的封麵均須由報價人加蓋報價人公章；
（6）報價文件的任何行間插字、塗改和增刪，必須由報價文件的簽字人用姓氏或首字母在旁邊簽字才有效；
（7）在詢價文件中已明示需蓋章及簽名之處，報價文件正本均須加蓋報價人公章，並經報價人法定代表人或其授權代表簽名或蓋章；
（8）傳真和電傳的報價文件將被拒絕。
2.報價文件遞交
（1）報價文件由各參加報價的服務商代表在規定的詢價時間前遞交至詢價地點（郵寄無效），逾期送達的將視為無效。
（2）報價起止時間：2020年6月22日至2019年6月24日，8:30-12:00、13:30-17:00。
（3）報價問價提交地址：廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）（廣州市黃埔區香雪三路3號523室，郵政編碼：510530）。
（4）聯係人：賴小姐，電話：020-82119076。
四、合同（協議）簽訂
成交單位收到成交通知後，3個工作日內聯係采購方辦理合同簽訂等手續。
第二章 服務內容
一、項目背景
21世紀是信息化的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，數字化是檔案信息化的重要手段，這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方麵做出調整，能夠更好地去適應社會發展的形式。而且傳統載體檔案在數字化後，將來的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作，都可不再動用檔案，並可對檔案進行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全係數，從而保障檔案實體的安全，也能極大方便了市民查檔。為更好地開展局內檔案信息化建設工作，更好梳理檔案歸檔整理流程，方便日後的查檔和檔案資源信息化建設。廣州市黃埔區政務服務數據管理局（廣州開發區行政審批局）需將現有紙質檔案進行標準的整理及數字化加工。
二、項目需求
（一）歸檔工作流程和服務內容
1.檔案接收：要對檔案資料的完整性進行檢查，登記移交清單，對檔案實體內容按移交清單逐一進行清點，並登記件數與頁數。
2.組卷整理：包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環節。中標方應嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《廣州市檔案管理規定》《廣州開發區行政審批局（黃埔區政務辦）檔案綜合管理分類方案》進行整理立卷。
3.編檔號：對每件業務檔案按檔案整理要求分類編號，以便檔案的查詢利用。
4.移交入庫：移交時，應編製檔案移交目錄（案卷目錄），一式三份，紙質版連同電子數據一並移交。
5.總體檢查：檢查檔案實體與電子數據是否一致；檢查各工序是否符合檔案整理要求。
6.檔案整理報告：檔案整理完畢後，中標方應向采購方繳交檔案整理報告，對本次檔案整理工作作出總結。
（二）電子文檔係統要求
檔案目錄的相關信息必須在規定時限內錄入采購方規定的檔案管理係統，以確保檔案的完整性。
（三）檔案整理安全保密、規範性要求
將歸檔資料全部按規範整理、入庫、要求安全、保密、規範。中標方需提供保證實體和檔案信息安全的具體措施和承諾，並與采購方簽訂保密承諾書。
1.安全保密性：保持資料的完整，出庫入庫保持一致，檔案內容不得外泄。
2.規範性：中標方必須嚴格按照采購方所提出的歸檔標準操作執行。在檔案的清理、整理、加工、移交過程中，必須嚴格遵守采購方的相關檔案管理製度，在檔案的清理、整理、加工、移交的各個環節均應進行詳細的登記，在電子檔工作完成的同時建立起完整、規範的記錄；保證分類清晰，條目準確，滿足檔案查閱的規範要求。
3.中標方由於管理不善造成檔案的損壞、遺失、內容外泄或與逾期完成等，按違約處理，具體如下：
（1）中標方工作人員造成有關檔案材料遺失的，應負責賠償采購方因此造成的損失，且采購方有權提前解除合同。
（2）若中標方工作人員造成采購方保密信息泄露，對采購方的有關檔案材料沒有盡到保守秘密的義務，則采購方有權要求中標方賠償由此造成的責任損失，如損失無法界定，中標方應以減收合同項下10%服務方式承擔違約責任，且采購方有權提前解除合同。
（3）若中標方因自身原因，未能按時完成有關檔案整理任務的，采購方有權追究乙方的違約責任，中標方每延遲一天完成則按合同金額的萬分之二減收服務費。
（4）項目驗收標準。按照《廣州市檔案管理規定》，最後雙方以《檔案接收文據》的簽訂完成該項工作。
為保障實體檔案整理和掃描數據準確無誤，需安排具有質檢經驗的專職人員對完成的檔案整理和掃描工作進行預驗收，對完成的檔案實體與數據進行100%全麵檢查，確保所完成的實體檔案與圖文數據完全符合項目加工標準。同時還要完成采購方安排和交辦的其他各類事項。
（四）服務清單及工作量預估
三、項目服務周期
服務期限1年，服務起始時間以合同約定為準。
粵公網安備 44011202000021號
